Cómo proteger tu tienda, bar o pequeño negocio de estafas digitales

Introducción

Hoy casi cualquier tienda, bar o pequeño negocio depende de sistemas digitales: TPV, banca online, facturación, WhatsApp Business, redes sociales y proveedores gestionados por email.

El problema es que la mayoría de estafas digitales no atacan “la tecnología”. Atacan la rutina, la prisa y la confianza. Y eso es justo lo que más abunda en un negocio pequeño.

La buena noticia: no necesitas ser experto/a. Necesitas reglas claras, protocolos simples y hábitos repetibles. Con eso puedes evitar gran parte de los fraudes que vemos en pymes reales.

Mini guía en 20 minutos (para hacerlo hoy)

Si tienes poco tiempo, empieza por lo que más dinero evita perder:

1. 5 min: Activa MFA (doble factor) en banca, correo y redes sociales del negocio.
2. 3 min: Revisa sesiones/dispositivos en correo y redes: cierra lo que no reconozcas.
3. 5 min: Crea una regla interna: cambio de cuenta bancaria = verificación por teléfono (número guardado, no del email).
4. 4 min: Separa el Wi-Fi: clientes por un lado, TPV/gestión por otro (o al menos “red invitado”).
5. 3 min: Define quién puede autorizar pagos y desde qué dispositivo (evita “todo vale”).

No es “seguridad perfecta”. Es seguridad suficiente para cortar el 80% del fraude oportunista.

Por qué los pequeños negocios son objetivo

Desde la perspectiva del estafador, una pyme es ideal porque:

• No suele tener personal dedicado a seguridad.
• Maneja pagos frecuentes y facturas recurrentes.
• Recibe llamadas y correos de muchos proveedores distintos.
• Usa redes sociales como canal comercial principal.

No siempre buscan un “gran golpe”. Buscan pagos pequeños pero repetidos que pasen desapercibidos. Y cuando encuentran una grieta (un cambio de cuenta, una contraseña reutilizada, un empleado con prisa), la explotan.

Mapa rápido de estafas habituales

Las 5 estafas más frecuentes (con contexto real)

1) Facturas y servicios que “caducan”

Correos o cartas que hablan de dominios, licencias, registros, “mantenimiento” o “servicios técnicos” con importes pequeños. Funcionan porque parecen rutinarios y porque un negocio pequeño no puede estar comprobándolo todo.

Regla simple (y brutalmente efectiva): si no estabas esperando esa factura, no se paga.

2) Cambio de cuenta bancaria en facturas reales (la más peligrosa)

El proveedor existe, el servicio es real, la factura parece normal… pero el IBAN cambia. Si pagas, el dinero no vuelve con facilidad.

Protocolo anti-fraude para cambios de cuenta (plantilla)

1. Si llega aviso de cambio de IBAN: no se procesa automáticamente.
2. Se llama al proveedor a un número guardado previamente (no el del correo).
3. Se valida: razón del cambio + confirmación por un segundo canal (si puede ser).
4. Se registra quién autorizó el cambio y cuándo.

Esto es aburrido. Y precisamente por eso funciona: la estafa vive del automatismo.

3) Falsos técnicos (banco, TPV u operadora)

Llamadas o mensajes que crean urgencia: “actividad sospechosa”, “bloqueo inminente”, “actualización de seguridad”. El objetivo es que hagas algo ya: dar un código, entrar en un enlace o instalar una app.

Regla de oro: ningún banco/proveedor serio te pide:

• contraseñas,
• códigos SMS o de autenticación,
• instalar herramientas de control remoto “para ayudarte”.

Frase corta para empleados (sirve)

“Ahora no puedo. Voy a colgar y llamar yo al número oficial.”

4) Secuestro de redes sociales del negocio

Instagram y WhatsApp Business son activos comerciales: si te los roban, pierdes canal de ventas y además pueden estafar a tus clientes. Los ataques típicos empiezan con mensajes de “verificación”, “copyright”, “infracción” o “soporte”.

Medidas mínimas

• MFA activado en Meta/Instagram y correo asociado.
• Cuenta corporativa con correo del negocio (no el personal “de alguien”).
• Revisión de sesiones y dispositivos cada cierto tiempo.
• Evitar “admin por compartir contraseña”: usa roles/permisos.

5) TPV, Wi-Fi y dispositivos en la misma “caja”

Error común: una sola red para TPV, ordenador, móviles personales y Wi-Fi de clientes. No hace falta ser paranoico: hace falta separar lo crítico de lo público.

Mínimo realista: TPV/gestión en una red y clientes en otra (red invitado).

Medidas prácticas que sí funcionan (por áreas)

A) Pagos y proveedores

• Lista cerrada de proveedores verificados (con contacto y método de pago).
• Verificación por llamada ante cambios de cuenta bancaria o datos.
• Doble validación en pagos sensibles (aunque seáis dos personas).
• Nadie paga “porque sí”: si no hay pedido/contrato, se para.

B) Correo y cuentas (el punto de entrada nº1)

• MFA activado en correo del negocio.
• Contraseñas únicas (ideal: gestor de contraseñas).
• Separar cuentas: correo de trabajo ≠ correo personal.
• Revisar reglas de reenvío (si alguien entra, puede crear reenvíos para espiar).

C) Red y dispositivos

• Red invitado para clientes (y clave cambiable).
• Dispositivo dedicado para banca/facturación si es posible (reduce riesgo).
• Actualizaciones activas (sistema operativo y navegador).
• No usar dispositivos viejos sin soporte para tareas críticas.

D) TPV y operación diaria

• TPV en red separada o al menos fuera del Wi-Fi de clientes.
• Evitar “dejarlo siempre abierto” si el flujo lo permite.
• Formación básica: nadie dicta códigos ni instala “apps de soporte”.

E) Personas y hábitos (la parte que realmente corta el fraude)

La mayoría de estafas entran por una persona, no por un fallo técnico. Por eso necesitas reglas simples que aguanten un día con prisas:

• Regla del freno: si hay urgencia, se verifica por canal oficial.
• Regla del doble canal: cambios de cuenta/datos siempre se validan por llamada a número conocido.
• Regla del “no sé”: si no está claro, se para. Parar es barato. Recuperar dinero, no.

Errores típicos que salen caros (y por qué)

• “Es poca cantidad”: las estafas se diseñan para parecer asumibles y repetibles.
• Contraseñas compartidas: cuando pasa algo, nadie sabe quién hizo qué.
• MFA “para mañana”: mañana es cuando te roban la cuenta.
• Mismo correo para todo: si cae, cae todo.
• Decisiones en caliente: el atacante vive de tu prisa.

Qué hacer si crees que ya te han intentado estafar (o lo han conseguido)

Si has hecho clic, has dado datos, o se ha realizado un pago sospechoso:

1. Para la acción: no sigas “el proceso” del supuesto técnico.
2. Llama al banco por el canal oficial y bloquea/consulta operaciones.
3. Cambia contraseñas de correo y cuentas críticas (y activa MFA si no estaba).
4. Revisa sesiones y cierra las desconocidas (correo, Meta, WhatsApp, etc.).
5. Guarda pruebas: email, número, capturas, IBAN, hora, etc. (ayuda a reclamar/denunciar).

En incidentes, el tiempo importa. Cuanto antes se actúe, más opciones de contener el daño.

Checklist final para tu negocio

1. ¿Verificas cambios de cuenta bancaria por llamada a número conocido?
2. ¿MFA activo en banca, correo y redes sociales?
3. ¿TPV/gestión separados del Wi-Fi de clientes (o red invitado activada)?
4. ¿Hay un dispositivo “limpio” para tareas críticas (banca/facturación)?
5. ¿El equipo tiene un guion claro para “falsos técnicos” (colgar y llamar al oficial)?
6. ¿Revisas sesiones/dispositivos y apps conectadas de vez en cuando?

Conclusión

Los pequeños negocios no caen en estafas por falta de inteligencia: caen por falta de tiempo y reglas claras. La seguridad digital para pymes no va de tecnología compleja. Va de hábitos sencillos y protocolos que cortan la estafa antes de que empiece.

En Gondor defendemos justo eso: menos miedo, más criterio y soluciones que encajan en el día a día real de un negocio.